Hvað er teymi, teymisvinna og teymisþjálfun?

Þessi skilgreining, upprunin að mestu frá Jon Katzenbach og Douglas Smith (1993), er gagnleg til að greina á milli teymis og hóps fólks sem einfaldlega vinnur saman á sama stað. Það sem gerir teymi að teymi er ekki fjöldinn eða titillinn, heldur sameiginlegur tilgangur, samvinnan og samábyrgðin á útkomunni.

Margir hópar sem kallaðir eru “teymi” í daglegu tali eru í raun fremur safn einstaklinga sem deila yfirmanni eða verkefnasvæði, án þess að vera raunverulega samábyrg fyrir sameiginlegri niðurstöðu. Það er ekkert að því, en það er annað fyrirbæri, og kallar á aðra nálgun en eiginlegt teymi.

Teymisvinna er í raun regnhlífarhugtak yfir allt sem teymið gerir saman, fundir, ákvarðanataka, verkaskipting, endurgjöf, og hvernig ágreiningur er leystur. Gæði teymisvinnu ráðast ekki bara af hæfni einstaklinganna, heldur af kerfinu sem þeir vinna innan: hvaða fundi teymið heldur, hvaða tól það notar, og hversu skýrt vinnulagið er.

Lykilþáttur sem oft ræður úrslitum um gæði teymisvinnu er sálrænt öryggi (e. psychological safety), tilfinningin að vera óhætt að tjá sig, gera mistök og skora á hugmyndir án ótta við neikvæð viðbrögð. Án þess á teymisvinna það til að staðna í yfirborðskenndu samþykki frekar en raunverulegri samvinnu þar sem skoðanaskipti eru nýtt til að kalla fram bestu lausnirnar.

Ein forsenda sálræns öryggis, og oft vanmetin, er hlustun. Ekki bara að hlusta á einstaka teymismeðlimi, heldur að hlusta á teymið sem heild: greina þau kerfi og mynstur sem móta dýnamík þess. Skörp hlustun er forsenda fyrir góðu inngripi, hvort sem það kemur frá einhverjum í teyminu, leiðtoga teymisins eða utanaðkomandi þjálfara.

Byrjum á að skilgreina árangur. Teymi telst árangursríkt þegar þrennt fer saman: það nær eða fer fram úr væntingum hagsmunaaðila sinna, það verður betra í því sem það gerir yfir tíma, og teymismeðlimir upplifa vöxt og vellíðan. Fyrsti liðurinn einn og sér dugar ekki, teymi sem skilar en brennur upp í leiðinni er ekki árangursríkt teymi.

Árangur af þessu tagi er sjaldnast tilviljun. Skilyrðin sem teyminu eru búin móta hegðun þess, og hegðunin skilar árangri, eða ekki. Þess vegna borgar sig að vinna með skilyrðin frekar en að reyna að laga hegðunina beint.

Ég styðst oftast við einfalt módel um þrjá stólpa:

Sýn. Hvað teymið ætlar að gera, af hverju, fyrir hverja og hvernig. Teymi sem veit ekki hvert það stefnir á erfitt með að forgangsraða eða taka ákvarðanir saman.

Vinnulag. Hvernig við vinnum saman: hlutverk, ábyrgðir, viðmið í samskiptum, fundir, taktur og tól.

Sálrænt öryggi. Sálræna öryggið í teyminu er forsenda þess að teymið geti nýtt fjölbreytileika sinn, takist á við ágreining á heilbrigðan hátt og læri af mistökum frekar en að fela þau.

Módel segja aldrei alla söguna, en þau skerpa sameiginlegan skilning, sérstaklega þegar fleiri en einn kemur að borðinu. Skilyrðin eru heldur ekki einskiptisverkefni sem er „klárað“; þau kalla á viðhald og meðvitund þegar teymið, verkefnin eða aðstæðurnar breytast.

International Coaching Federation (ICF), stærstu alþjóðasamtök markþjálfa, orða það svona: Teymisþjálfun er samskapandi ígrundunarferli með teymi, dýnamík þess og tengslum, sem hvetur það til að hámarka eiginleika sína og möguleika, svo það nái sameiginlegum markmiðum sínum og tilgangi.

Sjálfur nota ég styttri útgáfu: að hjálpa teymi að eiga þau samtöl sem það þarf að eiga.

Hvað er ólíkt markþjálfun?

Teymisþjálfun byggir allnokkuð á markþjálfun (e. coaching) en er víðfeðmara og flóknara fyrirbæri. Markþjálfun vinnur með einstaklinginn; teymisþjálfun vinnur með teymið sem heild; dýnamíkina, tengslin og kerfin innan og utan við teymið.

Það þýðir meðal annars að hlusta á fleiri en einn í einu, og á fleira en það sem sagt er: þögnina, mynstrin og orkuna í rýminu. Það kallar líka á að horfa út fyrir teymið, á hagsmunaaðila þess, á skipulagsheildina sem það starfar í og á víðara samhengi.

Hvað felst í þjálfuninni?

Teymisþjálfari kemur sjaldnast með tilbúnar lausnir á viðfangsefnum teymisins, það er teymið sem á bæði vandann og svörin. En hann kemur með annað: strúktúr, spurningar, æfingar, endurgjöf og stundum beina ráðgjöf um vinnulag.

Í reynd blandast því saman nokkrar nálganir: markþjálfun, lóðsun funda og vinnustofa, ráðgjöf, handleiðsla og einfaldlega samstarf. Kúnstin er að vita hvenær hver nálgun á við, og halda utan um mörkin, því verkefni sem byrjar sem teymisþjálfun getur auðveldlega orðið að einhverju öðru ef þjálfarinn passar sig ekki.

Þjálfarinn hefur úr ýmsu að spila, en stærsta verkfærið er hann sjálfur — sjálfsþekkingin, sjálfsvitundin og sjálfsstjórnin.

Markmiðið er alltaf það sama: að teymið verði betur í stakk búið til að leysa úr sínum eigin áskorunum, líka eftir að þjálfuninni lýkur. Teymi á ekki að verða háð þjálfara sínum.

Hvernig getur vegferðin litið út?

Ofangreind vegferð á við teymi sem er starfandi. Ef um er að ræða nýtt teymi sem er að fara af stað, þá er greiningunni sleppt og byrjað á flugtaki teymisins með grunninn að leiðarljósi, til dæmis út frá módeli eins og stólpunum þremur. Sjá þjónustuna →

Hver getur þjálfað teymi?

Teymisþjálfun getur komið úr að minnsta kosti fjórum áttum: frá ytri aðila, frá aðila innan vinnustaðarins en utan teymisins, frá leiðtoga teymisins eða frá meðlimi þess. Hver leið hefur sína kosti og takmarkanir, ytri aðili sér kerfið með ferskum augum en þekkir það síður, leiðtogi þekkir það vel en er sjálfur hluti af dýnamíkinni sem verið er að skoða.

Allar leiðirnar krefjast færni sem hægt er að læra. Nám í teymisþjálfun →

Teymi og teymisþjálfun - Pistill frá janúar 2020, þar sem ég fer meðal annars í ofangreinda skilgreiningu á teymi lið fyrir lið.

Stólparnir 3 - Pistill frá mars 2020 um módelið sjálft, með fókus á sálrænt öryggi.