Hvaða þættir skipta máli fyrir árangursríka teymisvinnu?
Upphaflega birt á linkedIn þann 3. mars 2020.
Áður hef ég rætt lauslega um teymi og teymisþjálfun, til að ná aðeins utan um hvað það er. Núna ætla ég að skoða með ykkur þrjá lykilþætti varðandi árangursríka teymisvinnu og set það fram í módeli sem nýtist býsna vel í teymisþjálfun.
Eins og með svo margt þá er hægt að horfa á hlutina frá mismunandi sjónarhornum og hin ýmsu módel hjálpa okkur oft í því. Módel eru þó þeim eiginleika gædd að þau geta aldrei sagt okkur allt, en þau skerpa skilning okkar og sér í lagi sameiginlegan skilning þegar fleiri en einn kemur að borðinu.
Eftirfarandi módel er í raun alveg dásamlega einfalt og að mínu viti afspyrnu praktískt. Það þróaðist að mestu innan Kolibri á meðan ég vann þar, og ef ég man rétt þá held ég að félagar mínir Daði Ingólfsson og Pétur Orri Sæmundsen hafi, ásamt mér, átt drýgstan þátt í að þróa þetta. Baldur Kristjánsson hefur svo haldið keflinu á lofti í Kolibri hvað þetta varðar og skrifaði stórgóða grein um svipað efni á Kolibri blogginu síðasta vor.
Stólparnir þrír - TSV
Traust / sálfræðilegt öryggi
Í samhengi við teymisvinnu þá erum við að tala hér um samskipti og sálfræðilegt öryggi. Og ég ætla í þessum pistli að leggja þunga áherslu á þennan stólpa, sálfræðilega öryggið, því þar tel ég mestu tækifærin til árangurs. Að mínu viti eru fæst teymi og skipulagsheildir að vinna markvisst með þennan þátt enn sem komið er.
Hún Amy nokkur Edmondson, prófessor í leiðtoga- og stjórnunarfræðum hjá Harvard Business School, skilgreinir sálfræðilegt öryggi á þessa leið:
Sálfræðilegt öryggi er viðhorfið að (vinnu-)umhverfið sé nægilega öruggt til að ég þori að segja hug minn, þrátt fyrir að ég geti virkað kjánaleg(ur), óhæf(ur), neikvæð(ur) eða truflandi.
Eru teymismeðlimir að koma með öll sín gæði að borðinu? Eins og að spyrja (kjánalegra) spurninga, koma með hugmyndir án þess að þær séu endilega fullmótaðar og viðurkenna mistök? Eru teymimeðlimir að gefa og þiggja endurgjöf á ómeðvirkan en uppbyggilegan hátt? Geta teymismeðlimir tekist á, á heilbrigðan hátt, til að ná fram góðri lausn eða útkomu?
Í rauninni snýst þetta að stórum hluta um að geta verið við sjálf - að þurfa ekki að vera með grímu og endalaust að vera að halda aftur af okkur af ótta við að stuða aðra og/eða verða okkur til minnkunar.
Margir kannast orðið við verkefni innan Google sem nefnt var eftir Aristóteles, þar sem skoðað var hvað gerir teymi árangursrík. Google rannsakaði 180 teymi hjá sér fyrir nokkrum árum og niðurstaðan kom flestum á óvart. Af þeim fimm þáttum sem vógu mest varðandi árangur teymanna var einn þeirra sem skar sig algjörlega úr og var undirstaða hinna fjögurra sem á eftir komu. Það var sálfræðilegt öryggi.
Fyrrnefnd Amy Edmondson, hefur verið ansi ötul við að sýna fram á nauðsyn sálfræðilegs öryggis fyrir árangursríka teymisvinnu, ásamt leiðum til að auka það. Ég mæli sannarlega með nýjustu bók hennar sem kom út í lok árs 2018, The Fearless Organization.
En það er ekki eins og hún Amy hafi verið ein að velta þessu fyrir sér þó svo að ekki séu þau öll að nota alveg sömu orðin. Patrick Lencioni, sem hefur stúderað stjórnendateymi í áratugi gerir traustinu góð skil í sínum verkum og bókin Five dysfunctions of a team lagði grunninn að því. Annað sjónarhorn úr allt annarri átt er berskjöldunin sem hún Brené Brown kom svo sérdeilis vel á kortið fyrir allnokkrum árum. Og ekki má gleyma einum af öflugri spekúlöntum nútímans varðandi stjórnskipulagsþróun fyrirtækja og stofnana, honum Frederick Laloux sem skrifaði bókina Reinventing Organisations og læt ég eftirfarandi skjáskot tala sínu máli (tekið úr einni af mörgum frábærum framsögum hans þar sem hann fylgir eftir bókinni og heldur áfram vegferðinni):
Sálfræðilegt öryggi er nauðsynlegt fyrir árangursríka teymisvinnu
Flestir eru tilbúnir að segja að sálfræðilegt öryggi sé mikilvægt en færri eru tilbúnir að leggja í markvissa vinnu til að efla það. Það er ekki óeðlilegt því hingað til hefur meðvitund um beina tengingu frá sálfræðilegu öryggi yfir í árangur verið takmörkuð og þekking meðal stjórnenda, á því hvernig vinna skuli markvisst með það, af skornum skammti. En í ljósi þess sem ég hef sett fram hér að ofan, þar sem sannarlega er kominn sterkur fræðilegur grunnur (og reynsla) á bak við þá fullyrðingu að sálfræðilegt öryggi sé nauðsynlegt fyrir árangursríka teymisvinnu, þá tel ég alveg óhætt að álykta að það sé hreinlega léleg stjórnun að passa ekki upp á að hafa það í lagi.
En það er ekki alltaf auðvelt. Og það er bara oft þægilegra að vinna að hlutum sem við þekkjum betur, skiljum betur og eigum auðveldara með að mæla. Ég mun síðar skrifa nánar um hvaða leiðir eru gagnlegar til að byggja upp sálfræðilegt öryggi.
Sýn
Sýn teymis útlistar hvað teymið ætlar að gera, af hverju, fyrir hverja og hvernig. Ótal rannsóknir varðandi árangur teyma setja þennan lið í einhverri mynd sem algjörlega nauðsynlegan til að teymi eigi séns á því að ná góðum árangri og má þar nefna fræðafólk eins og Peter Hawkins og Ruth Wagerman.
Sýnina er gott að tengja við skilgreininguna á teymi sem ég hef rætt um áður, þ.e. tilganginn og hvernig uppfylla skuli tilganginn. Það eru ýmsar birtingarmyndir á gagnlegri sýn og má þar nefna:
Tilgang - ein setning sem teymið tengir sterklega við.
Mynd af framtíðinni sem teymið býr til saman. Þar kemur meðal annars fram hvað er breytt og fyrir hverja.
Markmið og strúktúr í kringum markmiðin, til dæmis OKR.
Prinsip um nálgun sem hjálpa til þegar þarf að forgangsraða.
Við mótun sýnar er mikilvægt að draga fram og samstilla teymið um það hverjum það þjónar, því nær undantekningalaust þjónar teymið í raun fleiri en einum aðila, oft kallaðir hagsmunaðilar. Að takmarka það ekki við yfirmann eða stjórn, heldur hugsa um (og jafnvel leggja meiri áherslu á) þá sem standa utar, eins og notendur, viðskiptavinir, umhverfið og samfélagið stórt og smátt.
Vinnukerfi
Gott vinnukerfi stuðlar að því að teymið vinni saman á markvissan og taktvissan hátt - það er strúktúrinn svo að gera megi sýnina að veruleika. Hvernig heldur teymið utan um og skipuleggur sína vinnu. Hvernig er planað og hvenær, hvaða verkþætti þarf teymið að vinna þétt saman, sem heild eða nokkrir meðlimir teymisins og hvað er heppilegt að framkvæma sem einstaklingar. Hvaða tæki og tól notar teymið til að, halda utan sína vinnu á þann hátt að öll í teyminu séu á sömu blaðsíðu um hvað er í gangi, hver forgangsröðunin er og hvað er framundan, hafa samskipti og skjala framvindu, hugmyndir og/eða ákvarðanir.
Gott er að byrja að draga fram þarfirnar. Mögulegar þarfir teymis (án þess að vera tæmandi listi) gagnvart vinnukerfi gætu verið:
Hafa langtímaplan 3-12 mánuði (tengist sýninni)
Geta skoðað verkefnastöðuna hvenær sem er
Fara yfir hvað er búið að gerast á síðustu 1-2 vikum
Plana næstu 1-2 vikur (í samhengi við langtímaplan)
Skoða lærdóm og nýta hann til framþróunar
Geta haft samskipti hratt þegar mikið er í gangi
Tékka líðan
Endurgjöf milli teymismeðlima
Vinnukerfi sem tekur mið af þessu þörfum gæti þá litið svona út:
Hálfs-heilsdagsvinnustofa ársfjórðungslega þar sem langtímaplan er búið til/ítrað.
Kanban tafla (eða álíka) sem listar upp stöðu mála, annað hvort á vegg og/eða rafræn
Rýnifundur (~30 mín.) - Vikulegur fundur þar sem farið er yfir hvað gerðist í vikunni
Planfundur (30-60 mín.) - Vikulegur fundur (oftast í beinu framhaldi af rýnifundinum) þar sem næsta vika er plönuð í samhengi við langtímaplanið.
Umbótafundur (e. retrospective) - mánaðarlegur fundur þar sem farið er yfir hvað er búið að ganga vel og hvað hefur ekki gengið eins vel. Fókusinn er að læra af því sem á undan er gengið og draga fram aðgerðir út frá því, og hjálpa þannig teyminu að bæta sig.
Teymið situr saman í rými sem það hefur út af fyrir sig og hefur töflu til að ræða málin á sjónrænan hátt.
Til að mæta þörfinni að tékka á líðan (og að gera fundi markvissari 😉 ) þá er byrjað á hverjum fundi á svokölluðu check-in, þar sem hver teymismeðlimur svarar spurningu eins og "hvernig líður mér akkúrat núna?". Ég mun tala meira um þetta síðar, í samhengi við aðferðir við að byggja upp sálfræðilegt öryggi, en fyrir þá sem eru mjög spenntir fyrir að skoða þetta fyrirbæri nánar má t.d. lesa um check-in hér.
Hver teymismeðlimur biður einhvern í teyminu um endurgjöf á eitthvað hjá sér að minnsta kosti 1x í viku.
Þetta er að sjálfsögðu bara eitt dæmi og ekki tæmandi listi. Mjög mikilvægt er að haga vinnukerfinu á þann hátt að það hjálpi teyminu en ekki öfugt. Vinnukerfið á að vera í stöðugri þróun og vera partur af framþróun teymisins.
Áskorun til ykkar
Ég skora á ykkur að máta þetta tiltölulega einfalda módel við það/þau teymi sem þið eruð í. Hvar finnst ykkur teymið standa varðandi sálfræðilegt öryggi, vinnukerfi og sýn? Ræðið þetta í teyminu ykkar og skoðið hvaða leiðir þið getið farið til að þróa ykkur áfram sem teymi.